KONSEP PUBLIC RELATIONS

KONSEP PUBLIC RELATIONS

Konsep Dasar PR

-          Setiap orang hidup, setiap hari harus berhubungan dengan lingkungan & orang lain.

-          Organisasi sebagai sebuah sistem juga berinteraksi dengan lingkungan  à untuk mencapai kualitas pelayanan yang terbaik 

-          Konsep dasar PR : suatu bentuk komunikasi yang berlaku terhadap semua jenis organisasi, baik brsifat komersial maupun non komersial, di sekitor pemerintah maupun swasta. à jauh lebih luas daripada periklanan atau pemasaran, & keberadaannya jauh lebih awal dari kegiatan2 pemasaran

-          Berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, & melalui kegiatan2 yang diharapkan akan muncul suatu dampak yang positif.

-          Kegiatan PR / humas sudah dibawa manusia sajak lahir ke dunia, dimana setiap kegiatan manusia membutuhkan perubahan yang positif setiap hari untuk mendapatkn nilai tambah dari setiap kegiatan yang dilakukan

Sejarah PR

—  Kapan keberadaan PR dimulai ?

—  Istilah PR muncul di AS sebagai perekat hubungan dalam kehidupan yang digunkan oleh Will Blackstone pada tahun 1765. Jefferson menggunakan istilah itu pada tahun 1807 untuk menyatakan hubungan kemasyarakatan dalam ketatanegaraan. Selanjutnya sekitar abad XX muncul beberapa biro penasehat PR yang mandiri

—  Th 1960-an terjadi perubahan suasana dalam masyarakat. Semua orang ingin didengar pendapatnya, semua menuntut prsamaan hak & demokrasi menuntut partisipasi & keterbukaan di semua bidang & lingkungan.àdiperlukan PR

—  Sajak th 1970-an, berkembanglah suasanan keterbukaan, tidak hanya di bidang usaha tapi juga bidang pemerintahan. Semua warga masyarakat berhak memperoleh informsi yang benar & lengkap, disamping itu brhak untuk mengevaluasi & menanggapi berbagai informsi yang ada. Ini semua makin melengkapi tugas bidang PR

DEFINISI PUBLIC RELATIONS

}  Public relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik organisasi yang bersifat komersial maupun non komersial.

}  PR selalu muncul diluar kendali

}  PR atau humas àsemua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya.

}  Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami humas

1.      PR menurut Frank Jefkins

}  PR merupakan rangkuman kegiatan komunikasi yang terencana, baik kedalam maupun keluar, antara organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan tertentu yang dilandaskan pada saling pengertian.

a.       PR merupakan kegiatan komunikasi yang terencana à bahwa setiap kegiatan yang dilakukan oleh PR selalu terencana dengan baik sebelum dilakukan pelaksanaan kegiatan.

b.      Kedalam & keluar à PR dilaksanakan kedalam maupun keluar organisasi, sehingga setiap kegiatan PR tidak hnya untuk Kepantingan keluar organisasi saja, tp juga brmanfaat untuk pihak dalam orgnisasi.

c.       Komunikasi antara orgnisasi dengan publiknya àdilaksankn untuk mencapai Sebuah komunikasi antara organisasi dengan publiknya dengan tujuan saling pengertian

2.      PR menurut Denny Griswold

}  Fungsi manajemen yang melakukan penilaian atas perilaku publik, mengidentifikasi kbijaksanaan2 & prosedur yang berlangsung pada individu atau organisasi, serta merencanakan & melaksanakan kegiatan untuk memperoleh pengertian & sikap mau menerima dari publiknya.

a.       Sebuah fungsi manajemen yang menilai perilaku publik àmenilai fenomena apa yang sedang terjadi saat ini

b.      Mengidentifikasi kebijaksanaan & prosedur àharus mampu mngidentifikasi kbijaksanaan apa yang diperlukan serta prosedur apa yang harus dilaksanakan.

c.       Merencanakan & melaksanakan kegiatan untuk memperoleh pengertian & sikap mau menerima dari publiknyaà Kegiatan PR adalah untuk memperoleh pengertian & ajakan sikap mau menerima dari publiknya.

3.      PR menurut Mexican statement

}  Suatu seni & ilmu sosial yang menganalisa berbagai kecenderungan, memperkirakan konsekuesinya, memberikan saran2 pada pimpinan serta melakukan kegiatan atau tindakan yang terencana untuk memenuhi kpentingan organisasi & publiknya.

a.       Suatu seni & ilmu sosial àPR juga mempunyai keindahan layakanya karya seni.

b.      Menganalisa berbagai kecenderungan à fenomena atau perubahan lingkungan yang terjadi selalu dianalisa agar mampu memprkirakan konsekuensi dari resiko yang akan dihadapi, sehingga mampu memberikan saran2 pada pimpinan serta melakukn kegiatan2 atau tindakan yang terencana untuk memenuhi Kepentingan organisasi & publiknya.

4.      PR menurut Public relations association

}  Keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana & berkesinambungan dalam rangka menciptakan & menjaga nilai baik & saling pengertian antara organisasi dengan publiknya.

Ø  merupakan upaya yang terencana & dilakukn secara terus menerus, dimana setiap kegiatan yang  dilakukan harus melalui proses perencanaan sehingga dapat menciptkan Sebuah nilai baik & saling pengertian antara organisasi dengan publiknya.

Hubungan PR dengan CS :

}  PR & CS merupakan suatu usaha yang direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan, & dikendalikan secara berkesinambungan antara lembaga dengan target audience atau masyarakat untuk mncapai nilai tambah yang saling menguntungkan dalam setiap kegiatan.

}  PR & CS menjadi sebuah kesatuan yang tidak terpisahkn antara satu dengan yang lain dalam rangka mnciptakan saling pengertian antara Sebuah lembaga atau institusi dengan target audience atau masyarakat.

PERAN, MANFAAT, DAN TUJUAN

PUBLIC RELATIONS  & CUSTOMER SERVICE

Peran PR & CS

•      PR & CS  dalam bidang kesehatan : memberikan pengaruh yang besar terhadap hubungan antara pasien, keluarga pasien, RS, penyedia obat, peralatan kesehatan, Dinkes, semua pihak

Manfaat PR & CS

•      Dengan adnya PR & CS àsetiap orang akan berusaha menjadi yang terbaik dalam bekerja serta membantu & melayani orang lain secara baik.

•      Bagi organisasi kesehatan  à Memberikan mutu pelayanan yang baik setiap hari kepada semua pelanggan yang terlibat dalam kegiatan sistem kesehatan yang ada.

Tujuan PR & CS

•      Organisasi Pemerintah / Swasta, profit /non profit, secara langsung / tidak langsung, formal / informal perlu menjalankan PR & CS

•      tujuan secara umum PR & CS :

memperbaiki kualitas hidup secara langsung maupun tidak langsung melalui kegiatan menciptakan nilai tambah yang positif setiap hari, sehingga setiap orang akan mncapai derajat kehidupan yang lebih baik dari hari sebelumnya.

•      tujuan secara khusus, untuk mndapatkn :

1.      pengertian masyarakat

PR & CS harus didorong untuk mampu memberikan pengetahuan kepada masyarakat.

2.      kepercayaan masyarakat

Bertujuan menumbuhkan serta menjaga kepercayaan masyarakat à peran setiap orang yang terlibat dalam Sebuah kegiatan organisasi harus mampu menumbuhkan serta menjaga kepercayaan yang ada.

Jangan pernah brbohong à sedikit saja orang tidak prcaya maka akan sulit mngembalikan tingkat kepercayaan yang ada.

3.      bantuan masyarakat

Memposisikan diri memberi bukan meminta, à masyarakat merasakan manfaat dengan kehadiran PR & CS.

4.      kerjasama dengan masyarakat

Harus mampu melakukan kerjasama dengan berbagai lapisan masyarakat, karena tujuan utama diadakannya kegiatan PR & CS adalah munculnya kerjasama & saling pengertian dengan masyarakat à masyarakat memperoleh manfaat dengan adanya kegiatan PR & CS.

PUBLIC RELATIONS DAN CUSTOMER SERVICE

Latar belakang

¨  Kegiatan PR berlangsung setiap hari & disetiap kehidupan atau kegiatan, antara lain : Pemerintah, BUMN, Perusahaan industri, Perusahaan media, kegiatan pendidikan, usaha hiburan, klinik, RS, yang brsifat profit maupun non profit.

Kegiatan2 dalam PR

1.      Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi yang lngkap & akurat untuk pihak media massa.

2.      Menyusun serta mendistribusikn sajian berita, foto2 & berbagai artikel yang brkaitan dengan kegiatan2 yang dilakukan oleh perusahaan untuk konsumsi media massa.

3.      Mengorganisasi pelaksanaan konferensi pers, termasuk acara kunjungan kalangan media massa ke perusahaan.

4. Mengatur acara wawancara antra pihak media massa dengan pihak manajemen.
5. Melaksanakan fungsi fitigrafi & membentuk Sebuah perpustakaan foto.
6. Memproduksi media inform internal serta mngelola berbagai bentuk komunikasi internal à majalah, surat kabar, video, presentasi slide, majalah dinding dsb.
7. Memproduksi jurnal2 eksternal untuk konsumsi pihak luar, misalnya untuk para distributor, para pemakai jasa perusahaan atau konsumen dsb.
8. Menulis & membuat bahan2 cetak seperti lembaran inform yang memuat tentang profil perusahaan, sajarh perusahaan, laporan tahunan,dsb.
9. Mengadakan & mengelola berbagai bentuk instrumen audio visual seperti presentasi slide & rekaman video.
10. Memimpin & mengatur acara2 pameran termasuk juga mnyediakan berbagai macam bahan nya.
11. Menciptakan & memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan & ciri khasnya
12. Mngelola hal2 seperti kunjungan pihak luar perusahaan, atau sebaliknya kunjungan dari personil perusahaan ke tmpat2 lain.
13. Mengikuti rapat2 penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi.
14. Mengelola berbagai hal yang berkaiatan dengan sponsorship
15. Mengikuti konferensi yang diselenggarkan oleh divisi atau departemen lain.
16. Mewakili perusahaan pada prtemuan asosiasi atau himpunan2.
17. Mendampingi para konsultan eksternal apbl perusahaan mndatangkannya.
18. Melatih segenap staf PR.
19. Mengelola survei2, pndapat, serta berbagai macam pnlitian lainnya.
20. Mengerjakan tugas2 periklanan
21. Menjalin hubungan dekat dengan politisi & birokrat
22. Mengatur acara2 resmi
23. Mengatur acara2 kunjungan dari pejabat, tamu kehormatan maupun tokoh2 asing.
24. Aktif dalam acara2 pemberian penghargaan.
25. Mengumpulkan serta mengorganisir berbagai sumber informsi mulai dari kliping koran, berita2 radio, tv serta memantau berbagai laporan dari luar.
26. Menganalisa umpan balik, laporan & berbagai inform tsb.

KOMUNIKASI DALAM PUBLIC RELATIONS

Pengertian Komunikasi

ž  Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan sehari2 seorang PR. Sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran pekerjaan.

ž  Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa antara 75-90% dari waktu kerja dipergunakan untuk berkomunikasi.

ž  Setiap sikap (dengan atau tnpa kata2) dihadapan orang lain, disadari atau tidak disadari keberadaan & kehadirannya merupakan sebuah komunikasi.

ž  Komunikasi dapat dilakukan dengan 2 cara:

-          lisan

-          tertulis

receptive à (penerima, mendengar, membaca & menerima informasi) dan

productive à(pengirim, pmbicara, penulis, pemberi informasi)

Definisi komunikasi

ž  Berasal dari bahasa latin “communicare”, berarti sama. Jadi kita akan mengadakan komunikasi dengan pihak lain, maka kita harus menentukan sasaran untuk memperoleh pengertian bersama.

ž  Murphy à komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran2 yang termaksud oleh orang lain.

ž  Harwood à komunikasi sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan2.

ž  Kesimpulan :

komunikasi adalah proses kegiatan2 penyampaian berita yang mngandung arti dari satu pihak kepada pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Pentingnya Komunikasi

1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan & loyalitas antara ; para bawahan dengan atasan, bawahan dengan bawahan, atasan dengan atasan, pegawai dengan kantor ybs.
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral & disiplin yang tinggi para pegawai
4. Pengendalian operasional yang efektif & efisien.
5. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan2, ketentuan2 yang diterapkan pimpinan.
6. Semua informasi, keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat cepat diperoleh.
7. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.
8. Menimbulkan adanya saling pengertian diantara para pegawai & saling menghargai dalam melaksanakan tugas masing2.
9. Meningkatkan kerjasama diantara para pegawai.
10. Meningkatkan semangat di kalangan para pegawai.
11. Untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu pkerjaan.
12. Suatu cara untuk mendorong manusia kearah cara befikir kreatif.
13. Salah satu cara untuk menjelaskan persepsi2 & hal2 yang diharapkan dari suatu tanggung jawab.
14. Suatu cara untuk memenuhi kengintahuan seseorang.
15. Komunikasi pekerjaan baik formal maupun informal, dapat membentengi anggota organisasi dari gangguan yang mgkn timbul akbat berita2 yang berhubungan dengan pkerjaan.
16. Merupakan salah satu alat utama bagi anggota orangnisasi untuk bekerjasama.
17. Komunikasi penting untuk pengambilan kptusan

Unsur dari Proses Komunikasi

1. Sumber  à pikiran yang timbul & menjadi muatan pesan.
2. Menyandi/encode à memberikn bentuk pikiran dlm sandi yang dapat dikirimkan.
3. Pengirim à pelaku yang melaksanakan pengiriman
4. Pesan à hal yang disampaikan kepada penerima
5. Saluran à sarana pendukung pesan sehingga menjangkau panca indra.
6. Mengurai sandi /decode à mengurai sandi agr dipahami penerima.
7. Gangguan  à dapat terjadi dalam seluruh proses intern & ekstern.
8. Penerima  à mereka yang menjadi tujuan muatan pesan untuk dipahami.
9. Hasil yang diharapkan à penerima memahami pesan dengan penuh perhatian, minat, & melaksanakannya.

Klasifikasi Komunikasi

1. Menurut lawan Komunikasi

a.       komunikasi pribadi à komunikasi satu lawan satu

b.      komunikasi umum à satu lawan banyak, dst

2.      Menurut jumlah yang berkomunikasi

a.       komunikasi perseorangan

b.      komunikasi dalam kelompok

3.      Menurut cara penyampaian :

a.       komunikasi lisan (langsung,tidak langsung)

b.      komunikasi tertulis (gambar, foto, urat,blangko, naskah)

4.      Menurut maksud Komunikasinya:

a.       memberi perintah

b.      memberi selamat,& nasehat

c.       memberi saran

d.      berpidato, memberi ceramah, rapat kerja, berunding, pertemuan2.

5.      Menurut kelangsungannya

a.       Komunikasi langsung

b.      Komunikasi tidak langsung.

6.      Menurut perilaku

a.       komunikasi formal,

b.      informal

c.       nonformal.

7.       Menurut ruang lingkupnya

a.       komunikasi internal

b.      eksternal

Bentuk2 Komunikasi

ž  Komunikasi dapat disampaikn dalam bentuk verbal & non verbal. Komunikasi verbal berbentuk suara yang keluar dari mulut seseorang, & non verbal dengan gerakan tubuh, cara penyampaian, uangkapan wajah,sentuhan, musik, warna, upacar dsb.

ž  Komunikasi non verbal berguna untuk mengulangi, membantah, mengganti, menekankan & mengatur Komunikasi.

Tipe2 Komunikasi

1. Komunikasi intra personal à segala sesuatu yang dimasukkan dalam diri seseorang melalui pengamatan lingkungan.(mata,telinga,hidung,mulut,sentuhan)
2. Komunikasi inter personal à segala sesuatu yang berkaitan dengan cara berkomunikasi antar seseorang, agar komunikasi interpersonal berjalan lancar tunjukkan selruh kemampuan verbal maupun non verbal.

Langkah2 Komunikasi yang efektif

ž  Menentukan sasaran dalam komunikasi yang akan dicapai

ž  Menentukan siapa orang yang menjadi sasaran komunikasi.

ž  Menentukan siapa orang menjadi pelaku kegiatan komunikasi

ž  Menentukan cara berkomunikasi

ž  Menentukan hal yang harus dimanfaatkan dalam berkomunikasi (waktu, tempat)

ž  Mengevaluasi hasil yang telah dicapai dalam komunikasi.

Prinsip Komunikasi dalam PR & CS

1. Credibility /kredibilitas à kemampuan seseorang dalam berkomunikasi terutama membuat rencana kerja, mengorganisasi, keterangan pergaulan.
2. Context /konteks à kita dapat berbicara apapun tapi berbicaralah secara kontekstual/ inti masalah
3. Content / isi à kata2 yang diucapkan harus bermakan atau berbobot.
4. Clarity / jelas à dalam melakukan kegiatan, seorang PR harus jelas & dapat dibuktikan kebenarannya.
5. Continuity ex consistency /berkesinambungan serta konsisten à seorang PR harus berkomunikasi dengan berkesinambungan & tidak melompat2 topik pembicaraanya.
6. Channels/ alat bantu à keterampilan menggunakan alat bntu komunikasi sangat diperlukan oleh seorang PR.
7. Capability of audience /kemampuan menguasai pendengar à dapat membangkitkan suasana.